Envoyer un CV d'assistant administratif bien fait

Un poste facile d'accès, vous vous dites ? Les employeurs sont de plus en plus exigeants et votre CV doit montrer que vous êtes le candidat idéal pour le poste.

Le métier d'assistant en entreprise peut, pour certains postes, être accessible sans diplôme ni expérience professionnelle. Attention, cela ne signifie pas pour autant que tous les candidats seront recrutés ! Il existe des critères essentiels pour obtenir un poste administratif : une orthographe irréprochable, la maitrise du traitement de texte et de l'organisation pour traiter plusieurs dossiers simultanément. Et cela tombe bien : vous pouvez prouver tout cela dès la rédaction de votre CV et lettre de motivation d'agent administratif. Suivez les conseils qui suivent pour vous assurer d'être retenu en entretien par l'employeur.

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C'est quoi le rôle d'un agent administratif ?

Un agent administratif, ou assitant administratif, assure le sécrétariat, le suivi administratif des dossiers et leur archivage. Il est parfois chargé de l'accueil des usagers ou des clients, et il peut être mobilisé pour de petits travaux de comptabilité, de suivi de la paie et de gestion des comptes clients. Bref, c'est un métier hautement polyvalent !

Quelle est la différence entre une secrétaire et un assitant administratif ?

Même si les deux fonctions semblent similaires, il existe des différences. Le métier de secrétaire reste très tourné vers la bureautique, alors que celui d'assistant administratif inclue des fonctions plus proche de celles de chef de projet. Cette dernière peut, par exemple, être amené à organiser des visio-conférences, procéder à l'examen de bilans, ou réaliser des rapports statistiques.

Comment rédiger un CV d'assistant administratif ?

Pour votre curriculum vitae d'employé administratif, optez pour une structure classique comme suit :

• En tête avec vos coordonnées et éventuellement, une photo
• Titre du CV, avec nombre d'années d'expérience si significatif
• Phrase de présentation de votre parcours ou projet
• Expériences professionnelles, listées de façon antéchronologique : l'expérience la plus récente en premier
• Votre formation ou diplôme récent 
• Vos compétences clés pour le travail 
• Les langues et connaissances informatiques et degrés de maitrise
• Les rubriques facultatives : loisirs, certificats, bénévolat... tout ce qui pourrait valoriser votre parcours

Il est important de bien étudier l'offre d'emploi pour pouvoir rédiger une candidature personnalisée qui retiendra l'attention du recruteur : reprise de l'intitulé exact de la fonction dans le titre, mention aux qualités recherchées dans la lettre de motivation.

Une mise en page structurée pour vous mettre en avant

À l'instar d'une candidature de secrétaire, d'assistante de direction, ou d'un courrier de secrétaire médico-social, la présentation doit être impeccable. Le recruteur risque en effet de vous juger sur cet exercice. Pour le réussir, voici quelques conseils pour la mise en forme de CV :

1. Ne pas surcharger sa page. Pensez à faciliter la lecture au DRH avec un courrier aéré et bien organisé.
2. Opter pour une police professionnelle de CV dans une taille comprise en 10 et 12pts.
3. Utiliser 1 ou 2 couleurs maximum et par petites touches : titre, ligne, encadré clair.

Pour vous faciliter le travail, utilisez un outil de création en ligne qui met à votre disposition des mises en page de CV professionnelles, validées par des experts en recrutement. Plusieurs exemples sont disponibles pour convenir à tous profils de candidats. Surtout, relisez bien votre courrier avant son envoi. Les fautes de français sont très mal vues pour ce poste !

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La phrase d'accroche de votre CV d'assistant administratif

Vous avez l'habitude dans votre métier de résumer le contenu essentiel de dossiers ? C'est aussi l'idée dans votre CV d'assistant administratif. Vous devez en 2 ou 3 lignes seulement présenter vos points forts ou distinctifs pour le travail visé dans une phrase d'introduction de CV. Par exemple, une expérience dans un secteur particulier, la maitrise d'un logiciel indispensable pour le poste ou un diplôme complémentaire. Cet exemple illustre bien l'exercice :

Quelles sont les compétences d'une assistante administrative ?

Précisons en préambule que vos aptitudes sont à choisir selon les attentes du poste et de l'employeur. Selon le secteur ou le type de tâches à effectuer, certaines qualités comportementales ou connaissances techniques sont davantage à mettre en avant dans votre CV d'assistant administratif.

Voici une liste de certaines compétences souvent recherchées chez un candidat à l'embauche dans un poste d'assistant administratif :

Bien évidemment, elles seront à adapter en fonction du profil du poste. Pour un CV d'assistant RH par exemple, mettez en avant vos qualités relationnelles avant tout.

Indiquer ses compétences informatiques d'assitante de gestion

Le métier exige en général de maitriser au minimum les outils bureautiques traditionnels (Word, Excel et PowerPoint) et dans certains cas des logiciels plus techniques comme des CRM ou logiciels comptables. Dans une rubrique de votre CV dédiée à l'informatique, vous listerez les différents logiciels ainsi que leur niveau de maitrise (de notions à avancé ou expert).

Vous postulez dans la fonction publique ? Certains postes d'assistant administratif nécessitent un concours au préalable.

La rubrique "compétences" sur un CV créé à partir de nos modèles professionnels

L'atout de connaissances en langues pour un adjoint administratif

Vous êtes à l'aise dans des langues étrangères ? Mettez-le en avant ! Selon l'ouverture à l'international de l'entreprise visée, la maitrise de l'anglais voire d'autres langues peut être votre sésame vers l'entretien d'embauche. Dans l'idéal, indiquez votre niveau en langues avec le système européen allant de A à C.

Votre travail ne s'arrête pas là. Vous devez maintenir l'effort d'expression écrite jusque dans votre mail de candidature d'assistant administratif ! Reprenez en quelques lignes le contexte de votre demande (intitulé du poste, où vous en êtes dans votre carrière) et notez l'une de vos qualités pour donner envie au recruteur d'ouvrir vos courriers en pièce jointe.

Vous recherchez un poste d'assistant de gestion ou de direction ? N'hésitez pas à suivre notre exemple de CV d'assistante de direction.

Zoom sur le CV d'une assistante administrative et commerciale

L'assistant administriatif et commercial joue un rôle d'intermédiaire entre l'entreprise et le client. Ce dernier doit maîtriser plusieurs compétences clés telles que les techniques commerciales et d'administration des ventes (ADV), la rédaction de devis, la facturation des clients ou encore la mise à jour de CRM ( ou base de données clients). Dans votre CV d'asssitant administratif et commercial, vous penserez donc à mettre en avant ces compétences ainsi que la pratique d'une ou plusieurs langues étrangères.

Faire un CV de débutant agent administratif

Lorsque l'on postule pour la première fois comme assistant administratif, il n'est pas toujours évident de se valoriser dans un CV débutant, par défaut d'exemples d'expérience professionnelle ou de savoir-faire. Qu'à cela ne tienne, aller piocher dans vos expériences personnelles ! Les intérêts et loisirs sur un CV peuvent être valorisants s'ils sont bien choisis et présentés. Pour un poste d'assistant, des activités associatives, la tenue d'un blog, ou encore un sport collectif sont tout à fait recommandés.

• Soigner la mise en forme de votre CV d'assistant administratif
• Personnaliser ses qualités en fonction des besoins de l'entreprise
• Ne laisser aucune faute d'orthographe