Envoyer un CV d'assistant administratif bien fait

Marion Gemme
Marion Gemme

Un poste facile d'accès, vous vous dites ? Les employeurs sont de plus en plus exigeants et votre CV doit montrer que vous êtes le candidat idéal pour le poste.

Envoyer un CV d'assistant administratif bien fait

Le métier d'assistant en entreprise peut, pour certains postes, être accessible sans diplôme ni expérience professionnelle. Attention, cela ne signifie pas pour autant que tous les candidats seront recrutés ! Il existe des critères essentiels pour obtenir un poste administratif : une orthographe irréprochable, la maitrise du traitement de texte et de l'organisation pour traiter plusieurs dossiers simultanément. Et cela tombe bien : vous pouvez prouver tout cela dès la rédaction de votre CV et lettre de motivation d'agent administratif. Suivez les conseils qui suivent pour vous assurer d'être retenu en entretien par l'employeur.

Modèles de cv

Créez facilement un beau CV en ligne.

À partir d'un modèle moderne et personnalisable, validé par des experts du recrutement.

Comment rédiger un CV d'assistant administratif ?

Pour votre curriculum vitae d'employé administratif, optez pour une structure classique comme suit :

  • En tête avec vos coordonnées et éventuellement, une photo
  • Titre du CV, avec nombre d'années d'expérience si significatif
  • Phrase de présentation de votre parcours ou projet
  • Expériences professionnelles, listées de façon antéchronologique : l'expérience la plus récente en premier
  • Votre formation ou diplôme récent 
  • Vos compétences clés pour le travail 
  • Les langues et connaissances informatiques et degrés de maitrise
  • Les rubriques facultatives : loisirs, certificats, bénévolat... tout ce qui pourrait valoriser votre parcours

Il est important de bien étudier l'offre d'emploi pour pouvoir rédiger une candidature personnalisée qui retiendra l'attention du recruteur : reprise de l'intitulé exact de la fonction dans le titre, mention aux qualités recherchées dans la lettre de motivation.

Une mise en page structurée pour vous mettre en avant

À l'instar d'une candidature de secrétaire ou d'assistante de direction, la présentation de votre courrier doit être impeccable. Le recruteur risque en effet de vous juger sur cet exercice. Pour le réussir, voici quelques conseils pour la mise en forme de CV :

  1. Ne pas surcharger sa page. Pensez à faciliter la lecture au DRH avec un courrier aéré et bien organisé.
  2. Opter pour une police professionnelle de CV dans une taille comprise en 10 et 12pts.
  3. Utiliser 1 ou 2 couleurs maximum et par petites touches : titre, ligne, encadré clair.

Pour vous faciliter le travail, utilisez un outil de création en ligne qui met à votre disposition des mises en page de CV professionnelles, validées par des experts en recrutement. Plusieurs exemples sont disponibles pour convenir à tous profils de candidats. Surtout, relisez bien votre courrier avant son envoi. Les fautes de français sont très mal vues pour ce poste !

Rédiger une accroche pour un poste administratif

Vous avez l'habitude dans votre métier de résumer le contenu essentiel de dossiers ? C'est aussi l'idée ici. Vous devez en 2 ou 3 lignes seulement présenter vos points forts ou distinctifs pour le travail visé dans une phrase d'introduction de CV. Par exemple, une expérience dans un secteur particulier, la maitrise d'un logiciel indispensable pour le poste ou un diplôme complémentaire. Cet exemple illustre bien l'exercice :

Pendant 3 ans au sein du service commercial dans une PME d'import-export, j'ai développé de bonnes aptitudes en relationnel client et en gestion de la facturation. Polyvalente, je peux suivre plusieurs dossiers simultanément tout en restant disponible pour les besoins de l'équipe.

Je conseille toujours aux candidats de rédiger leur accroche en dernière étape de la rédaction. C'est plus facile une fois le contenu du CV bien en tête. Si vous débutez, parlez alors de vos objectifs professionnels, de ce qui vous motive à intégrer cette entreprise.
Marion Gemme
Conseillère RH

Quelles sont les compétences d'une assistante administrative ?

Précisons en préambule que vos aptitudes sont à choisir selon les attentes du poste et de l'employeur. Selon le secteur ou le type de tâches à effectuer, certaines qualités comportementales ou connaissances techniques sont davantage à mettre en avant.

Voici une liste de certaines compétences souvent recherchées chez un candidat à l'embauche dans une fonction administrative :

TechniqueComportemental
Parfaite expression écrite et orthographe
Connaissances informatiques
Connaissances de base en RH, comptabilité
et/ou gestion commerciale
Aisance téléphonique
Organisation
Rigueur
Esprit de synthèse
Travail en équipe

Bien évidemment, elles seront à adapter en fonction du profil du poste. Pour un CV d'assistant RH par exemple, mettez en avant vos qualités relationnelles avant tout.

Indiquer ses compétences informatiques

Le métier exige en général de maitriser au minimum les outils bureautiques traditionnels (Word, Excel et PowerPoint) et dans certains cas des logiciels plus techniques comme des CRM ou logiciels comptables. Dans une rubrique de votre CV dédiée à l'informatique, vous listerez les différents logiciels ainsi que leur niveau de maitrise (de notions à avancé ou expert).

Vous postulez dans la fonction publique ? Certains postes administratifs nécessitent un concours au préalable.

Exemple de la rubrique compétences sur un cv

La rubrique "compétences" sur un CV créé à partir de nos modèles professionnels

L'atout de connaissances en langues

Vous êtes à l'aise dans des langues étrangères ? Mettez-le en avant ! Selon l'ouverture à l'international de l'entreprise visée, la maitrise de l'anglais voire d'autres langues peut être votre sésame vers l'entretien d'embauche. Dans l'idéal, indiquez votre niveau en langues avec le système européen allant de A à C.

Votre travail ne s'arrête pas là. Vous devez maintenir l'effort d'expression écrite jusque dans votre mail de candidature ! Reprenez en quelques lignes le contexte de votre demande (intitulé du poste, où vous en êtes dans votre carrière) et notez l'une de vos qualités pour donner envie au recruteur d'ouvrir vos courriers en pièce jointe.

Exemple de CV assistante administrative

Leila MULTITACHE
+33645678910
leila.multitache@gmail.com
75000 Paris
Titulaire du Permis B

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE SPÉCIALISÉE SECTEUR ASSOCIATIF

Après plus de 5 années d'expérience en tant qu’assistante administrative, je sais comment répondre aux enjeux d'autonomie, de pro activité et de rigueur relatifs à cette fonction. Disponible rapidement, je suis prête à relever de nouveaux défis au sein de votre entreprise du secteur associatif dont je connais et maîtrise les exigences.

EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES

Assistante Administrative
Union Nationale des Aveugles et Déficients Visuels (Paris)
[MM/AA] - [MM/AA]

- Procéder à l’accueil physique et téléphonique
- Informer et orienter le public et les différents partenaires
- Etablir, suivre et actualiser les plannings des salariés et bénévoles via le logiciel de planification PHILIA
- Suivre et valider des remontées des heures d’intervention dans le cadre de la télégestion
- Préparer des états nécessaires au traitement de la paie
- Rédiger les contrats de travail en collaboration avec les responsables de l’association et la Fédération

Assistante Administrative
Auto1 Group (Stage - Paris)
[MM/AA] - [MM/AA]

- Prise en charge des requêtes internes par mails et les transmettre au service compétent

- Relancer les divers partenaires (organisme de financement, marchand automobile, service interne)
- Classer et vérifier la conformité des dossiers reçus (certificat d'achat, de cession, cartes grises)
- Supporter les autres branches du service dans les tâches administratives
- Gérer les dossiers clients : réception et vérification de la conformité des dossiers (certificats de session, cartes grise, double des clés)

FORMATION

BTS Gestion de la PME - [MM/AA] - [MM/AA] (obtenu)
ISCG Paris

Baccalauréat ES - [MM/AA] - [MM/AA] (obtenu)
Lycée Emile Dubois (Paris)

COMPÉTENCES

Intégrité et esprit d’équipe
Capacité relationnelle dans le respect de la confidentialité
Excellente maîtrise des outils bureautiques et informatiques
Aisance rédactionnelle et capacité à traiter de gros volumes d’emails

LANGUES

Anglais (fonctionnel - Niveau B2)
Portugais (Courant - Niveau C1)

INTÉRÊTS

Photographe animalier et paysages
Bénévole Nine Lives Paris (Refuge pour animaux)

Faire un CV de débutant agent administratif

Lorsque l'on postule pour la première fois, il n'est pas toujours évident de se valoriser dans un CV débutant, par défaut d'exemples d'expérience professionnelle ou de savoir-faire. Qu'à cela ne tienne, aller piocher dans vos expériences personnelles ! Les intérêts et loisirs sur un CV peuvent être valorisants s'ils sont bien choisis et présentés. Pour un poste d'assistant, des activités associatives, la tenue d'un blog, ou encore un sport collectif sont tout à fait recommandés.

  • Soigner la mise en forme 
  • Personnaliser ses qualités en fonction des besoins de l'entreprise
  • Ne laisser aucune faute d'orthographe