Fraîchement diplômée ou en reconversion professionnelle, vous recherchez un poste de secrétaire administrative ? Voici quelques précieux conseils pour rédiger une lettre de motivation de secrétaire efficace.
Dans votre carrière de secrétaire, vous serez amenée à rédiger des courriers, répondre à des appels téléphoniques, accueillir les éventuels clients/usagers. Toutes ces fonctions impliquent que vous soyez dotée d’un certain nombre d'aptitudes et qualités. On vous explique comment les mettre en avant pour vous démarquer lors d'un recrutement.
Exemple de lettre de motivation de secrétaire
Camille OPTIMALE
72000 Le Mans
Tel : 06 11 33 55 77
E-mail : camille.optimale@gmail.com
AXE ENERGY
À l’attention du Directeur Général
17 rue Victor Hugo
72000 Le Mans
Le Mans, le 05 mai 2025,
Objet : Candidature au poste de secrétaire administrative paru sur Indeed
Monsieur le Directeur Général,
Mes capacités organisationnelles et ma pro-activité sont des qualités prédominantes de ma personnalité. Cela me permet de rayonner autour d’une équipe en leur apportant mon aide dans la réalisation de leurs tâches administratives au quotidien. C’est ce rôle que je souhaite jouer au sein d’AXE ENERGY. Diplômée cette année d’un BTS gestion de la PME et après la réalisation de plusieurs stages riches d’enseignements, je saurais venir renforcer vos équipes afin de vous permettre de vous axer sur votre objectif de cette année: le développement national de la société.
En plus des acquis théoriques essentiels aux métiers du secrétariat, le BTS Gestion de la PME m’a ouvert les portes du monde professionnel. Mon stage dans le domaine de l'esthétique m’a permis d'appréhender la fonction commerciale et l’importance de l’accueil clientèle. Le phoning, la gestion des plannings et d’un standard téléphonique ainsi que la prise de rendez-vous sont au cœur du bon fonctionnement de la structure. J’ai pu aussi développer mon relationnel en gérant avec diplomatie et fermeté une clientèle parfois difficile à contenter. Ensuite, la découverte du monde du bâtiment grâce à la société BTP Le Mans a révélé ma volonté d'évoluer dans ce secteur. J’ai appréhendé une autre facette du métier de secrétaire, véritable point de liaison et colonne vertébrale des différentes fonctions.
Votre société, du fait de son activité dynamique et intense, a besoin d’une personne autonome pour alléger l'administratif et les opérations quotidiennes de votre équipe. Mon sens du service et ma fiabilité répondront aux attentes de votre personnel. Mes acquis théoriques et pratiques du métier de secrétaire sont à la base de mon professionnalisme. Ma volonté d’apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise viendra faire toute la différence.
Je serais ravie de discuter de notre potentielle collaboration lors d’un entretien. Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur Général, à l’expression de ma considération.
Camille OPTIMALE
Adaptez votre lettre aux spécificités du secteur dans lequel vous postulez. Pour candidater dans le médical ou le sanitaire et social, n'héistez pas à consulter notre exemple de candidature de secrétaire médicale.
Personnaliser sa lettre selon le secteur d'activité
Chaque secteur ayant ses spécificités, vous devrez adapter votre lettre de motivation de secrétaire en conséquence.
- Pour postuler dans le médical ou le sanitaire et social, n’hésitez pas à consulter notre exemple de candidature de secrétaire médicale.
- Si vous postulez dans le juridique (cabinet d’avocats, étude notariale…), insistez sur votre maîtrise du vocabulaire spécialisé et votre rigueur juridique. Vous pouvez également mentionner votre expérience avec les logiciels métier tels que LexisNexis, Themis, etc.
- Pour accompagner votre CV pour une grande entreprise, valorisez votre maîtrise de l’anglais et des outils corporate.
- Pour rejoindre l’univers startup et PME innovante, mettez l’emphase sur votre polyvalence, votre agilité et votre appétence pour l’innovation et les nouvelles pratiques de gestion de projet.
- Enfin, si vous souhaitez travailler dans le secteur public, votre lettre de motivation devra mettre l’accent sur le respect des procédures et votre neutralité. Vous gagnerez aussi à mentionner votre connaissance des règles administratives et votre expérience des marchés publics.
Comment bien structurer votre lettre de motivation de secrétaire ?
Pour rédiger une lettre de motivation efficace, il est important de penser à bien travailler le plan d'argumentation. D'autant plus pour une candidate à un poste de secrétaire, une fonction au cours de laquelle vous serez amené à rédiger divers courriers. C’est l’occasion parfaite pour vous de démontrer de quoi vous êtes capable !
Une lettre bien structurée est une lettre qui se lit facilement, qui met en avant les informations clés qui intéressent les recruteurs. Pour cela, rien de plus efficace que d’adopter un plan de lettre de candidature classique "Vous-Moi-Nous", sans omettre l'en-tête et l'objet en haut de page.
Indiquez les informations essentielles en haut du courrier
L’en-tête contient les informations relatives au candidat et à l’entreprise : Nom, prénom, date de naissance, adresse postale, e-mail et numéro de téléphone. Vous devez également y faire figurer les coordonnées de l’entreprise.
L’objet de la lettre permet succinctement d’informer le recruteur de la raison de votre démarche : vous recherchez un poste de secrétaire administrative; vous soumettez votre candidature en réponse à une annonce d’emploi, etc. Précisez le numéro de l’offre, et le type de contrat que vous recherchez : CDD, CDI, etc.
S'il s’agit d’une candidature spontanée, précisez-le également dans l’objet. Une candidature spontanée est une démarche proactive de la part du candidat qui démontre votre motivation. Les entreprises apprécient et, même si elles ne répondent pas favorablement à votre démarche, il est fort probable que votre CV de secrétaire soit mis de côté pour plus tard.
Une fois cela fait, vous pouvez vous attaquer au corps de la lettre !
Le corps de la lettre de motivation : Vous, Moi, Nous
Avant d’entrer dans le vif du sujet, n’oubliez pas que les formules de politesse, de même qu’une orthographe irréprochable, sont indispensables et en particulier dans le secrétariat.
Ainsi, le corps de votre lettre de motivation devra impérativement être précédé d’une salutation. Généralement, un simple « Madame, Monsieur » suffit. Si vous connaissez le nom exact du chargé de recrutement, vous pouvez tout à fait vous adresser directement à lui.
La disposition de votre texte s'effectue en trois paragraphes, avec un saut de ligne entre chaque. La structure en Vous / Moi / Nous permet de déployer votre argumentaire de manière ordonnée et cohérente tout en permettant d’aérer votre texte.
Le premier paragraphe, « Vous », permet de mettre en avant l'employeur. Vous y exposez les raisons de votre intérêt pour cette entreprise et ce travail en particulier. Néanmoins, le paragraphe d'introduction d'un courrier de motivation est aussi un moyen de capter l'intérêt. Il convient alors de démontrer d'emblée la pertinence de votre demande, en faisant référence à l'un de vos atouts pour le métier (expérience, connaissance ou qualité).
Le second paragraphe, « Moi », concerne le candidat, vous, et votre parcours. C’est dans cette partie que vous mettez en avant les expériences professionnelles, les savoir-faire techniques ainsi que les compétences comportementales les plus pertinentes pour exercer le métier de secrétaire au sein de cette entreprise.
Enfin, le troisième et dernier paragraphe, « Nous », permet d'argumenter ce que vous pensez que votre profil pourrait apporter à l’entreprise : c'est le moment de connecter les besoins de l'entreprise avec vos capacités et qualités.
Gardez bien en tête que l’objectif est de convaincre le recruteur de vous recevoir en entretien. Mettez donc en avant les informations essentielles, celles qui correspondent au poste visé. Vous aurez l’occasion d’entrer dans les détails lors de l’éventuel entretien.
Conseillère RH
Un CV bien étoffé apportera également plus d’informations aux recruteurs. Consultez nos conseils pour vous assurer que vous possédez un curriculum vitae correctement réalisé du point de vue du fond et de la forme.
Créez facilement un beau CV en ligne.
À partir d'un modèle moderne et personnalisable, validé par des experts du recrutement.
Pour finir votre lettre, informez l’employeur que vous êtes à sa disposition pour un éventuel entretien. Terminez par une formule de politesse et enfin, signez votre lettre.
Les lettres de motivation et CV sont envoyés par e-mail. Assurez-vous que votre destinataire ouvre bien votre mail de candidature grâce à un objet précis reprenant l'intitulé du poste.
Les erreurs rédhibitoires dans une lettre de motivation de secrétaire
En tant que secrétaire, votre lettre est votre premier échantillon de travail. Évitez ces erreurs qui éliminent immédiatement votre candidature.
- Fautes d'orthographe ou de syntaxe
- Généralités sans personnalisation
- Mise en page négligée
- Longueur excessive (les recommandations penchent pour une page recto avec au maximum 3 paragraphes de 4-5 lignes chacun)
- Informations contradictoires avec le CV
- Ton inapproprié, trop familier ou trop obséquieux
- Oubli des coordonnées ou objet flou
Quelles compétences pour un poste de secrétaire ?
Pour exercer la fonction de secrétaire, le diplôme, bien qu’important, n’est pas suffisant pour convaincre un employeur de vous sélectionner. Dans une demande d'emploi d'assistante ou de secrétaire de direction, vous devrez donc mettre en avant la connaissance ou la maîtrise d'outils de bureautique (saisie de commande, Office, traitement de texte...) et un bon niveau rédactionnel et d'orthographe.
La gestion des appels entrants et sortants et l’accueil du public impliquent également que vous soyez doté de qualités comportementales :
- Qualité d’écoute
- Bonne présentation
- Rigueur et goût du travail bien fait
- Organisation
Dire que vous êtes dotés de ces savoir-faire et qualités ne suffit pas : étayez vos propos en mettant en avant des expériences, professionnelles ou non, au cours desquelles vous avez pu utiliser ces atouts.
N’étalez pas toutes vos qualités et savoir-faire dans votre lettre. Choisissez la ou les plus pertinentes pour le poste, celles dont l’employeur a le plus besoin. Si vous répondez à une annonce d’emploi, inspirez-vous de ce qui y est demandé.
Comment faire une lettre de motivation de secrétaire en reconversion professionnelle ?
La candidature pour une reconversion professionnelle vers le secrétariat peut sembler intimidante, mais votre expérience professionnelle antérieure constitue un véritable atout si vous savez la valoriser intelligemment. L'erreur la plus commune consiste à minimiser son parcours précédent ou à le présenter comme sans rapport avec le poste visé. Au contraire, chaque secteur d'activité développe des compétences directement transférables au secrétariat.
L'astuce consiste à présenter ces compétences comme des atouts différenciants plutôt que comme des lacunes à combler. Montrez comment votre parcours unique enrichira l'équipe et apportera une perspective nouvelle aux défis quotidiens du secrétariat.
Comment se démarquer en 2025
Le marché du secrétariat évolue rapidement. Dans ce contexte, les candidats doivent constamment s’adapter au poste et aux processus de recrutement.
- Si vous postulez pour un poste hybride (présentiel et télétravail), montrez que vous maîtrisez les outils de travail à distance et que vous avez pris l’initiative d’optimiser votre espace de travail à domicile.
- Mettez en avant votre orientation satisfaction client en valorisant vos compétences relationnelles et vos processus – tout en les améliorant continuellement.
- Si vous avez des compétences en optimisation des processus, la lettre de motivation est l’espace parfait pour en parler !
- Enfin, manifestez votre sensibilité aux enjeux RGPD (sécurité des informations, gestion des accès et habilitations, etc.).
Quelques chiffres clés sur le métier de secrétaire
- À lui seul, le site Indeed recense plus de 13 000 offres d’emploi à l’été 2025 pour des postes de secrétaire en France. Sur France Travail, près de 10 000 offres sont disponibles à l’heure où nous publions cet article.
- Le salaire brut mensuel pour un poste de secrétaire oscille entre 1 830 et 2 500€ selon le niveau d’expérience des candidats et leur localisation, entre autres.
- Environ 49 % des offres d’emploi de secrétaire sont en CDI d’après France Travail.
- L’automatisation gagne du terrain, conduisant à une réduction du nombre de postes de secrétaire (de 15 à 24 % d’ici 2030 pour la France métropolitaine, soit environ 80 000 emplois).
Face à ce constat, il est primordial d’apporter tout le soin à votre lettre de motivation – à la fois pour montrer vos capacités rédactionnelles et pour convaincre les recruteurs. Et pour cause, cette qualité est évidemment un atout recherché dans le métier.
Adaptez vos lettres de motivation à chaque employeur et à chaque poste, en mettant en avant votre compréhension des besoins spécifiques de l’entreprise visée.
Plutôt que de vous limiter à des énumérations abstraites, mettez en avant vos qualités à travers des exemples concrets, authentiques, issus de vos précédentes missions.
Réussir sa candidature à l'ère du numérique
La transformation digitale a profondément modifié les processus de recrutement, et le secteur du secrétariat n'échappe pas à cette évolution. Aujourd'hui, votre candidature doit naviguer avec succès dans un environnement technologique avant même d'atteindre les yeux d'un recruteur humain. Cette réalité, loin d'être un obstacle, devient un avantage concurrentiel pour les candidats qui maîtrisent ces nouveaux codes.
La plupart des entreprises utilisent désormais des systèmes de tri automatique des candidatures, appelés ATS (Applicant Tracking System). Ces logiciels analysent votre lettre de motivation et votre CV selon des critères prédéfinis, cherchant notamment des mots-clés spécifiques à l'offre d'emploi.
Pour optimiser vos chances, intégrez naturellement dans votre lettre les termes exacts utilisés dans l'annonce. Si l'offre mentionne "gestion administrative", utilisez cette expression plutôt que "tâches administratives". Cette approche ne doit pas rendre votre texte artificiel, mais au contraire démontrer votre compréhension précise des attentes.
Deuxièmement, votre présence en ligne constitue aujourd'hui un élément incontournable de votre candidature. Un profil LinkedIn professionnel et cohérent avec votre CV renforce votre crédibilité. Veillez particulièrement à utiliser une photo professionnelle et à rédiger un résumé qui complète votre lettre de motivation sans la répéter. N'oubliez pas que les recruteurs effectuent systématiquement des recherches sur les candidats : assurez-vous que vos réseaux sociaux renvoient une image positive et professionnelle.
L'email de candidature mérite une attention particulière car il constitue le premier contact avec le recruteur. L'objet doit être informatif et précis, permettant une identification rapide de votre candidature parmi des centaines d'autres. Un objet comme "Candidature Secrétaire Administrative - Marie MARTIN - Réf. ADM2025" facilite le classement et démontre votre organisation.
Ne faites pas un simple copier-coller de votre lettre de motivation dans l’email qui l’accompagne. Votre message doit être bref, courtois, professionnel et annoncer clairement les pièces jointes ainsi que vos disponibilités pour un échange.
La gestion des formats de fichiers révèle également votre maîtrise technique. Privilégiez systématiquement le format PDF pour vos documents, garantissant ainsi que votre mise en page sera respectée quel que soit l'appareil de lecture.
Enfin, gardez à l'esprit que cette évolution numérique ne remplace pas les fondamentaux humains du recrutement, mais les complète. Votre capacité à maîtriser ces outils tout en conservant une approche personnalisée et authentique dans votre communication constitue le véritable enjeu de la candidature moderne. Cette double compétence – technique et relationnelle – positionnera favorablement votre profil dans un métier en pleine transformation.
- Soignez votre courrier pour montrer vos capacités rédactionnelles
- Évitez les lettres types et personnalisez votre courrier pour chaque entreprise et chaque offre d’emploi
- Mettez en avant vos compétences et qualités à travers des exemples concrets
