Montrer ses compétences grâce à une lettre de motivation de secrétaire exemplaire
Fraîchement diplômée ou en reconversion professionnelle, vous recherchez un poste de secrétaire administrative ? Voici quelques précieux conseils pour rédiger une lettre de motivation de secrétaire efficace.
Dans votre carrière de secrétaire, vous serez amenée à rédiger des courriers, répondre à des appels téléphoniques, accueillir les éventuels clients/usagers. Toutes ces fonctions impliquent que vous soyez dotée d’un certain nombre d'aptitudes et qualités. On vous explique comment les mettre en avant pour vous démarquer lors d'un recrutement.
Comment bien structurer votre lettre de motivation de secrétaire ?
Pour rédiger une lettre de motivation efficace, il est important de penser à bien travailler le plan d'argumentation. D'autant plus pour une candidate à un poste de secrétaire, une fonction au cours de laquelle vous serez amené à rédiger divers courriers. C’est l’occasion parfaite pour vous de démontrer de quoi vous êtes capable !
Sortez du lot avec une lettre de motivation personnalisée.
Une lettre bien structurée est une lettre qui se lit facilement, qui met en avant les informations clés qui intéressent les recruteurs. Pour cela, rien de plus efficace que d’adopter un plan de lettre de candidature classique "Vous-Moi-Nous", sans omettre l'en-tête et l'objet en haut de page.
Indiquez les informations essentielles en haut du courrier
L’en-tête contient les informations relatives au candidat et à l’entreprise : Nom, prénom, date de naissance, adresse postale, e-mail et numéro de téléphone. Vous devez également y faire figurer les coordonnées de l’entreprise.
L’objet de la lettre permet succinctement d’informer le recruteur de la raison de votre démarche : vous recherchez un poste de secrétaire administrative; vous soumettez votre candidature en réponse à une annonce d’emploi, etc. Précisez le numéro de l’offre, et le type de contrat que vous recherchez : CDD, CDI, etc.
S'il s’agit d’une candidature spontanée, précisez-le également dans l’objet. Une candidature spontanée est une démarche proactive de la part du candidat qui démontre votre motivation. Les entreprises apprécient et, même si elles ne répondent pas favorablement à votre démarche, il est fort probable que votre CV soit mis de côté pour plus tard.
Une fois cela fait, vous pouvez vous attaquer au corps de la lettre !
Le corps de la lettre de motivation : Vous, Moi, Nous
Avant d’entrer dans le vif du sujet, n’oubliez pas que les formules de politesse, de même qu’une orthographe irréprochable, sont indispensables et en particulier dans le secrétariat.
Ainsi, le corps de votre lettre de motivation devra impérativement être précédé d’une salutation. Généralement, un simple « Madame, Monsieur » suffit. Si vous connaissez le nom exact du chargé de recrutement, vous pouvez tout à fait vous adresser directement à lui.
La disposition de votre texte s'effectue en trois paragraphes, avec un saut de ligne entre chaque. La structure en Vous / Moi / Nous permet de déployer votre argumentaire de manière ordonnée et cohérente tout en permettant d’aérer votre texte.
Le premier paragraphe, « Vous », permet de mettre en avant l'employeur. Vous y exposez les raisons de votre intérêt pour cette entreprise et ce travail en particulier. Néanmoins, le paragraphe d'introduction d'un courrier de motivation est aussi un moyen de capter l'intérêt. Il convient alors de démontrer d'emblée la pertinence de votre demande, en faisant référence à l'un de vos atouts pour le métier (expérience, connaissance ou qualité).
Le second paragraphe, « Moi », concerne le candidat, vous, et votre parcours. C’est dans cette partie que vous mettez en avant les expériences professionnelles, les savoir-faire techniques ainsi que les compétences comportementales les plus pertinentes pour exercer le métier de secrétaire au sein de cette entreprise.
Enfin, le troisième et dernier paragraphe, « Nous », permet d'argumenter ce que vous pensez que votre profil pourrait apporter à l’entreprise : c'est le moment de connecter les besoins de l'entreprise avec vos capacités et qualités.
Gardez bien en tête que l’objectif est de convaincre le recruteur de vous recevoir en entretien. Mettez donc en avant les informations essentielles, celles qui correspondent au poste visé. Vous aurez l’occasion d’entrer dans les détails lors de l’éventuel entretien.
Conseillère RH
Un CV bien étoffé apportera également plus d’informations aux recruteurs. Consultez nos conseils pour vous assurer que vous possédez un curriculum vitae correctement réalisé du point de vue du fond et de la forme.
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Pour finir votre lettre, informez l’employeur que vous êtes à sa disposition pour un éventuel entretien. Terminez par une formule de politesse et enfin, signez votre lettre.
Les lettres de motivation et CV sont envoyés par e-mail. Assurez-vous que votre destinataire ouvre bien votre mail de candidature grâce à un objet précis reprenant l'intitulé du poste.
Quelles compétences pour un poste de secrétaire ?
Pour exercer la fonction de secrétaire, le diplôme, bien qu’important, n’est pas suffisant pour convaincre un employeur de vous sélectionner. Dans une demande d'emploi d'assistante de direction, vous devrez donc mettre en avant la connaissance ou la maîtrise d'outils de bureautique (saisie de commande, Office, traitement de texte...) et un bon niveau rédactionnel et d'orthographe.
La gestion des appels entrants et sortants et l’accueil du public impliquent également que vous soyez doté de qualités comportementales :
- Qualité d’écoute
- Bonne présentation
- Rigueur et goût du travail bien fait
- Organisation
Dire que vous êtes dotés de ces savoir-faire et qualités ne suffit pas : étayez vos propos en mettant en avant des expériences, professionnelles ou non, au cours desquelles vous avez pu utiliser ces atouts.
N’étalez pas toutes vos qualités et savoir-faire dans votre lettre. Choisissez la ou les plus pertinentes pour le poste, celles dont l’employeur a le plus besoin. Si vous répondez à une annonce d’emploi, inspirez-vous de ce qui y est demandé.
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Exemple de lettre de motivation de secrétaire
Camille OPTIMALE
72000 Le Mans
Tel : 06 11 33 55 77
E-mail : camille.optimale@gmail.com
AXE ENERGY
À l’attention du Directeur Général
17 rue Victor Hugo
72000 Le Mans
Le Mans, le 05 mai 2024,
Objet : Candidature au poste de secrétaire administrative paru sur Indeed
Monsieur le Directeur Général,
Mes capacités organisationnelles et ma pro-activité sont des qualités prédominantes de ma personnalité. Cela me permet de rayonner autour d’une équipe en leur apportant mon aide dans la réalisation de leurs tâches administratives au quotidien. C’est ce rôle que je souhaite jouer au sein d’AXE ENERGY. Diplômée cette année d’un BTS gestion de la PME et après la réalisation de plusieurs stages riches d’enseignements, je saurais venir renforcer vos équipes afin de vous permettre de vous axer sur votre objectif de cette année: le développement national de la société.
En plus des acquis théoriques essentiels aux métiers du secrétariat, le BTS Gestion de la PME m’a ouvert les portes du monde professionnel. Mon stage dans le domaine de l'esthétique m’a permis d'appréhender la fonction commerciale et l’importance de l’accueil clientèle. Le phoning, la gestion des plannings et d’un standard téléphonique ainsi que la prise de rendez-vous sont au cœur du bon fonctionnement de la structure. J’ai pu aussi développer mon relationnel en gérant avec diplomatie et fermeté une clientèle parfois difficile à contenter. Ensuite, la découverte du monde du bâtiment grâce à la société BTP Le Mans a révélé ma volonté d'évoluer dans ce secteur. J’ai appréhendé une autre facette du métier de secrétaire, véritable point de liaison et colonne vertébrale des différentes fonctions.
Votre société, du fait de son activité dynamique et intense, a besoin d’une personne autonome pour alléger l'administratif et les opérations quotidiennes de votre équipe. Mon sens du service et ma fiabilité répondront aux attentes de votre personnel. Mes acquis théoriques et pratiques du métier de secrétaire sont à la base de mon professionnalisme. Ma volonté d’apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise viendra faire toute la différence.
Je serais ravie de discuter de notre potentielle collaboration lors d’un entretien. Je vous prie de croire, Monsieur le Directeur Général, à l’expression de ma considération.
Camille OPTIMALE
Adaptez votre lettre aux spécificités du secteur dans lequel vous postulez. Pour candidater dans le médical ou le sanitaire et social, n'héistez pas à consulter notre exemple de candidature de secrétaire médicale.
Comment faire une lettre de motivation de secrétaire en reconversion professionnelle ?
Vous souhaitez changer de carrière et n’avez jamais exercé en tant que secrétaire ? Faire une candidature de reconversion professionnelle n’est pas si simple : vous n’avez pas les expériences professionnelles qui sont attendues pour exercer le job convoité. Pas de panique ! Si vous êtes dans cette situation, pointez vos compétences transférables : les connaissances et qualités acquises dans un autre secteur ou fonction qui peuvent également servir pour le secrétariat.
- Soigner son courrier pour montrer ses capacités rédactionnelles
- Éviter les lettres types et personnaliser son écrit
- Mettre en avant ses qualités à travers des exemples concrets
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